Packen Sie Ihren Notfallkoffer

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Was bedeutet der Notfall für Sie als Unternehmer/in bzw. Gesellschafter-Geschäftsführer/in?

Definitionsgemäß ist ein Notfall eine Situation, in der dringend Hilfe benötigt wird. In der Medizin wird das auch Erste Hilfe genannt. Für Ihr Unternehmen bedeutet es, dass dieses Erste Hilfe benötigt, weil Sie als Geschäftsführer/in außer Gefecht gesetzt sind und nicht mehr führen können. Für eine kurze Zeit läuft Ihr Unternehmen auch ohne Sie, z. B. wenn Sie in den Urlaub gehen. Aber wie sieht es aus, wenn Sie für mehrere Wochen oder sogar Monate ausfallen? Wer führt Ihr Unternehmen, wenn Sie dazu nicht in der Lage sind, weil Sie aufgrund eines Unfalls oder einer schweren Krankheit für lange Zeit ausfallen? Für diesen Fall der Fälle – es muss nicht gleich der Tod sein – sollte das Unternehmen auch ohne Sie funktionieren. Zum Führen gehört aber nicht nur die Personalführung, sondern auch Vollmachten, das Abschließen von Verträgen oder weitere Aufgaben, die Sie als Geschäftsführer zu erledigen pflegen. Sie sollten bereits im Vorfeld Regelungen und Pläne erstellen, sodass das Unternehmen auch ohne Sie läuft. Im Grunde genommen sollte es Ihr Ziel sein, dass alle Prozesse im Unternehmen mindestens ein halbes Jahr lang ohne Sie funktionieren – auch ohne Notfallregelungen. Machen Sie sich verzichtbar. Mit einem Notfallkoffer sichern Sie die Existenz Ihres Unternehmens.

Was sollten Sie regeln?

Sobald Sie sich auf den Fall der Fälle vorbereiten, sollten Sie für sich klären, was für einen solch unwahrscheinlichen Notfall überhaupt geregelt werden muss. Die wichtigsten Vorgänge im Unternehmen sollten weitergehen, auch wenn Sie kurz- oder langfristig ausfallen. Es ist entscheidend, dass Sie in erster Linie an das Unternehmen denken und Ihre Vertretung per Vollmachten, z. B. per Prokura, regeln. Sind Sie alleiniger Geschäftsführer, ist das für den Fortbestand des Unternehmens – oder um zu verhindern, dass es holprig wird oder steil abwärts geht – entscheidend. Sind Sie in der Geschäftsführung mindestens zwei, hat der jeweilig andere die Entscheidungsbefugnis.

Halten Sie Ihre Vorstellungen schriftlich fest, sei es in Verträgen, Richtlinien oder einfach dokumentiert. Setzen Sie sich mit Ihrer Familie zusammen und binden Sie sie in die Notfallplanung mit ein. Sie benötigen also nicht nur eine Unternehmensstrategie, sondern auch eine Notfallstrategie. Regeln Sie mit Ihrer Familie, wie die Rollen und Aufgaben im Falle des Falles verteilt sind und wie das Unternehmen nach innen und außen kommuniziert. Folgende Fragen sollen Ihnen als Hilfestellung dienen, damit Sie an alle Eventualitäten denken:

  • Wer könnte das Unternehmen im Notfall weiterführen?
  • Haben Sie eine Person Ihres Vertrauens – sei es aus der Familie, aus dem Unternehmen oder eine externe Kapazität, die das Unternehmen für die Dauer Ihres Ausfallens weiterführen kann?
  • Oder sollten Sie für die Führung mehrere Personen einsetzen?
  • Wurden bereits Bankvollmachten verteilt? Welche Personen kennen die Bankkonten und haben einen Überblick?
  • Ist bereits ein Beirat installiert, oder sollte dieser Schritt erwogen werden?
  • Wer sind die Mitarbeiter, die mit den aktuellen Projekten, den Kunden und Lieferanten, den aktuellen Aufträgen und wichtigsten Prozessen vertraut sind?
  • Wie hoch ist die Erbschaftssteuer? Wie gestaltet sich dadurch die Liquidität?
  • Gibt es Pflichtteilsansprüche? Ist genug Erbe vorhanden, um diese zu befriedigen? Gibt es Erben, die auf ihre Pflichtteile verzichtet haben?
  • Ist die Familie abgesichert? Ist das Erbe geregelt? Wie wird das Unternehmen aufgeteilt?
  • Wo sind Codes, Kennwörter oder auch Schlüssel verwahrt? Wer kennt sich aus?
  • Befinden Sie sich bereits im Nachfolgeprozess, und der Unternehmensnachfolger steht fest? Wie wird die Übergangsphase gestaltet, um den Nachfolger einzuarbeiten, ihn die Verantwortung sowie die anstehenden Aufgaben übernehmen zu lassen? Oder muss für eine gewisse Dauer ein Fremdgeschäftsführer eingestellt werden?

Sie sollten nicht nur das Unternehmen, sondern auch die Handlungsfähigkeit Ihrer Familie regeln. Unabhängig vom Todesfall sollten Sie Patientenverfügungen und Betreuungsvollmachten erstellen.

Sie wissen jetzt, was geregelt werden muss. Lassen Sie uns nun detaillierter schauen, was in den Notfallkoffer gehört.

Was gehört in Ihren Notfallkoffer?

Inhalte des Unternehmens-Notfallkoffers

Grundlegende Regelungen

  • Zu informierende Personen (Familie, Angehörige, Berater, Geschäftspartner)
  • Maßnahmen für die kontinuierliche Weiterführung des Unternehmens (Beirat)
  • Verantwortlichkeiten für wichtige betriebliche Abläufe
  • Unternehmensnachfolge regeln oder, falls es keine Erben oder Nachfolger gibt, festlegen, was mit dem Unternehmen geschieht

Finanzen

  • Geschäftskonten benennen
  • Vollmachten auflisten
  • Bankschließfächer/Safe T
  • Bürgschaften
  • Wertpapiere des Unternehmens
  • Betriebliche Zahlungsverpflichtungen
  • Immobilienfinanzierungen, Sollzinsen und Tilgung
  • Weitere Darlehen/Kredite für Investitionen oder Betriebsmittel
  • Unternehmensbeteiligungen
  • Betriebliche Altersversorgung
  • Betriebliche Versicherungen

Mitgliedschaften, Verträge und Urkunden

  • Gesellschaftsvertrage
  • Prokura/Vertretungsvollmachten b. Handelsregisterauszüge
  • Grundbuchauszüge
  • Weitere wichtige Verträge/Unterlagen (Leasingverträge, Arbeitsverträge …)
  • Gewerbliche Schutzrechte, Patente, Marken
  • Sonstige wichtige Unterlagen (Kfz-Briefe etc.)

Betriebliche Daten

  • Wichtige Kunden/Key Accounts
  • Wichtige Lieferanten
  • Aufträge und Kalkulationen
  • Anhängige Rechtsstreitigkeiten
  • Passwörter, Schlüsselverzeichnis

Persönliche Wünsche und Vorstellungen

Inhalte Ihres Familien-Notfallkoffers

Grundlegende Regelungen

  • Zu informierende Personen
  • Finanzen
  • Bankverbindungen
  • Wertpapierdepot/Fondsdepot
  • Vermögenswerte
  • Schließfach/Safe
  • Persönliche Zahlungsverpflichtungen
  • Darlehen für private Investitionen
  • Betriebliche Altersversorgung
  • Versicherungen
  • Mitgliedschaften, Verträge und Urkunden
  • Sonstiges
  • Passwörter
  • Sonstige Zugangsdaten

Persönliche Wünsche

Notfallkoffer – ja oder nein?

Einen Notfallkoffer zu packen, ist aufwendig. Außerdem können Sie dies nicht im stillen Kämmerchen machen, sondern Sie müssen mit allen Beteiligten wie Ihrer Familie, den Führungskräften und Key-Mitarbeitern Ihrer Firma sowie Ihre Berater wie Finanzberater, Steuerberater oder Anwalt kommunizieren.

Lassen Sie uns kurz nochmals die Gründe zusammenfassen, die für einen Notfallkoffer sprechen:

  • Sicherstellen der Fortführung des Unternehmens, falls Sie als Geschäftsführer für eine längere Zeit ausfallen
  • Klare Regelungen sowohl für Ihre Familie als auch fürs Unternehmen im Rahmen der Planung der Fortführung des Unternehmens
  • Dokumentation und permanente Anpassung aller wichtigen Prozesse im Unternehmen

Ihr Ziel sollte es sein, sich selbst verzichtbar zu machen, sodass auch im Fall der Fälle die Unternehmensführung gesichert ist.

Falls Sie bereits alles geregelt haben und das Unternehmen auch ohne Sie funktioniert – Wochen, Monate, Jahre –, dann haben Sie Ihre Hausaufgaben bereits gemacht. Falls nicht, liegt es in Ihrer Verantwortung im Rahmen der Planung der Fortführung Ihres Unternehmens, noch heute mit dem Packen des Notfallkoffers zu beginnen.

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